Fünf Tipps für effektivere Meetings


So werden Meetings garantiert erfolgreicher:

Es gibt zu viele Besprechungen, bei denen zwar viel diskutiert, aber am Ende doch nichts entschieden wird. Tatsächlich könnten viele Meetings deutlich effektiver ablaufen. Die folgenden Tipps sind keine bahnbrechenden Neuerungen. Sie sind einfach und plausibel. Und trotzdem werden sie regelmäßig missachtet. Die Hauptgründe dafür sind fehlende Zeit und zu wenig Vorbereitung. Daher hier ein kleiner „Refresher“ für die Planung Ihres nächsten Meetings:

Tipp 1)
Zeit für den Start nehmen – das Team abholen

Oft möchten wir keine Zeit verlieren und legen daher so schnell es geht los. Nur leider ist das kontraproduktiv und bewirkt häufig genau das Gegenteil. Es gilt: Kontakt vor Inhalt. Wenn ich nicht genügend auf die Teilnehmenden eingehe, wird sich das rächen. Die Folgen sind fehlende Klarheit, eine schlechte Grundstimmung und weniger aktive Beteiligung. Vor allem dann, wenn ich nur eine begrenzte Zeit für das Meeting habe, ist es äußerst wichtig, strukturiert und vor allem empathisch einzusteigen.

Checkliste zur Kommunikation:
- Was ist das Ziel des Meetings - was soll am Ende erreicht sein?
- Was ist der Nutzen - wofür ist das Ganze gut?
- Welche Vorerfahrungen gibt es?
- Wie ist der Ablauf / die Agenda / die Zeitplanung?
- Wer protokolliert – wie?
- Was ist meine Rolle?
- Wie geht es nach dem Meeting weiter - was passiert mit den Ergebnissen?

Tipp 2)
Zielfokussiert vorgehen und Ergebnisse visualisieren

Eines der wichtigsten Kriterien für erfolgreiche Meetings ist, dass ein konkretes Ziel (schriftlich) formuliert wird. Dazu ein Beispiel: Ich möchte mit meinem Team neue Werbemaßnahmen besprechen, um den Umsatz zu steigern. So formuliert, ist das Ziel recht schwammig und lädt zum Aus- und Abschweifen ein. Eine mögliche konkrete Zielformulierung ist: „Nach dem Meeting haben wir drei bis fünf mögliche Maßnahmen gesammelt und deren Vor- und Nachteile notiert.“ Die Entscheidung, welche Maßnahme umgesetzt wird, trifft dann die Marketingleitung. Ein anderes Ziel kann lauten: „Bei dem Meeting werden zwei Werbeaktionen ausgewählt und geplant, inklusive Maßnahmenplan. Wer macht was bis wann?“

Daneben ist es entscheidend, das Ziel während der Besprechung im Auge zu behalten und bei Diskussionen immer wieder darauf zu verweisen. Wenn andere wichtige Themen auftauchen, können diese auf einen „Themenspeicher“ zur Wiedervorlage notiert werden.

Am besten ist es, das Erarbeitete direkt für alle sichtbar mitzuschreiben - zum Beispiel am Flipchart. Hier ist es hilfreich, einige Blätter bereits vorzubereiten – mit Überschriften zu versehen oder Tabellenvorlagen (wer, was, ab wann, bis wann) vorzubereiten.

Tipp 3)
Begrenzung auf eine produktive Teilnehmerzahl

Häufig werden alle, die auch nur ganz entfernt mit dem Thema in Berührung stehen, zum Meeting eingeladen. Damit auch ja keine Information verloren geht. Das bremst die Kommunikation und beeinträchtigt die Ergebnisfindung. Daher ist vor der Besprechung zu entscheiden, wer aktiv mitreden soll und welche Personen nicht teilnehmen und lediglich über die Ergebnisse informiert werden. Außerdem ist festzulegen, wer nach dem Meeting wen auf welche Weise informiert.

Tipp 4)
Die Gruppe im Blick behalten – Vielredner stoppen

Vor allem die Personen, die sehr wortgewandt, sehr laut oder einfach nur dagegen sind, haben oft den größten Redeanteil. Das kann die Gruppendynamik und die Produktivität negativ beeinflussen. Alle (die möchten) sollten zu Wort kommen und Vielredner gestoppt werden. Meist bemerken wir leider erst viel zu spät, oft erst wenn das Meeting bereits zu Ende ist, dass die Dynamik durch Einzelne beeinträchtigt wurde. Daher gilt es, während der Besprechung die Verteilung des Redeanteils immer wieder zu reflektieren und zu reagieren. Bei der Moderation hilft es, das Gesagte kurz zusammenzufassen und das Wort an andere Personen zu geben oder zum nächsten Thema überzuleiten. Außerdem kann ich auf die Zeit verweisen oder Inhalte, die nicht zum Ziel führen, auf den Themenspeicher zur Wiedervorlage schreiben.

Tipp 5)
Einen positiven Abschluss finden

Der erste Eindruck zählt und der Letzte bleibt. Es ist wichtig, einen guten Abschluss zu finden. Denn daran erinnert sich die Gruppe. Leider zeigt die Realität ein anderes Bild. Die Zeit ist vorbei. Schnell packen alle zusammen und verlassen eilig den Konferenzraum. Schade, wenn ein Treffen so auseinandergeht. Wenn ich dagegen noch einmal die Ergebnisse zusammenfasse, diese entsprechend „feiere“ und einen Ausblick gebe, wie es weiter geht, haben alle das gute Gefühl, dass dieses Meeting wirklich etwas gebracht hat.

Checkliste:
- Prüfen, ob alle Ergebnisse gemäß Zielvorgabe visualisiert sind – dann kurz zusammenfassen
- Ausblick: So geht es weiter – das passiert nun mit dem Erarbeiteten
- Bedanken und Ergebnis feiern

 
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